Virtuelle GV

services

Mit unserem umfassenden Service zur rechtlichen Unterstützung bei der Organisation einer virtuellen Generalversammlung (GV) in der Schweiz unterstützen wir euch bei jedem Schritt, um eure virtuelle GV rechtskonform und effizient zu gestalten.

Vectra Advisors gehören zu den wenigen Rechtsexperten in der Schweiz, die bereits Erfahrung mit der Organisation von virtuellen GVs für grosse Unternehmen haben. Von der Erstellung der Einladungen zur Koordination mit verschiedenen Dienstleistern und dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter bis hin zu den Szenario-Drehbüchern und Skripte für die Redner – wir sorgen dafür, dass eure virtuelle GV sämtlichen rechtlichen Anforderungen entspricht und die Vorbereitungen so unkompliziert wie möglich verlaufen.

Warum sollt ihr eine virtuelle GV wählen?

Eine virtuelle GV verbessert die Corporate Governance, indem sie dem Aktionariat die Möglichkeit bietet, über eine sichere virtuelle Veranstaltungsplattform aus der Ferne an der Versammlung teilzunehmen. Die Covid-19-Pandemie hat nicht nur virtuelle und hybride Meetings und Konferenzen vorangetrieben, sondern auch die Einführung virtueller Generalversammlungen beschleunigt, sodass sie heute eine essenzielle Alternative zu traditionellen Präsenzveranstaltungen darstellen. Hybride Generalversammlungen gewinnen auch zunehmend an Bedeutung, da sie die Vorteile der physischen und digitalen Teilnahme optimal vereinen. Hier sind einige Vorteile einer virtuellen GV:

  • Erhöhte Zugänglichkeit: Ermöglicht einer grösseren Gruppe von Aktionären die Teilnahme von überall auf der Welt.
  • Effizienz & Kosteneinsparungen: Reduziert logistische Aufwendungen und Reisebedarf im Vergleich zu einer physischen GV.
  • Erweiterte Sicherheitsmassnahmen: Schützt sensible Informationen durch Verschlüsselung und Compliance-Protokolle.

vectra advisors

Was wir bieten:

null

Kick-off und Beratung

Unsere Rechtsexperten erläutern euch den Ablauf einer virtuellen GV und besprechen mit euch die wichtigsten Elemente, wie Zulässigkeit, Einhaltung der technischen und rechtlichen Voraussetzungen, Inhalt der Einladung und Anforderungen an das interne Team sowie an externe Dienstleister.
null

Rechtliche Unterstützung und Vorbereitung der virtuellen GV

Wir erstellen die notwendigen rechtlichen Dokumente wie der Einladung zur Generalversammlung, Szenario-Drehbücher, Skripte und Sprechtexte für den Vorsitzenden der GV, sowie das Protokoll der Generalversammlung. Wir stellen sicher, dass die virtuelle GV sämtlichen rechtlichen Anforderungen entspricht. Wir kümmern uns um die Koordination zwischen eurem internen Team, dem Vorsitzenden, den übrigen Rednern und den technischen und audiovisuellen Dienstleistern. Und wir unterstützen euch bei der Kommunikation mit Aktionären im Falle von Fragen.
null

Unterstützung vor Ort

Wir sind gerne vor Ort bei der Probe sowie am Tag der virtuellen GV dabei und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aus rechtlicher Sicht.
null

Weitere Services nach Vereinbarung

Werden zusätzlich weitere Verträge oder Beratung zu spezifischen Themen benötigt, stellen wir gerne ein individuelles, zusätzliches Service-Paket für euch zusammen.

Was ihr erwarten könnt:

Umfassende Beratung

Anlässlich eines Kick-off-Treffens oder auf einem Video-Call erklären wir die wichtigsten Elemente einer virtuellen GV.

Rechtssichere Unterlagen

Wir erstellen alle notwendigen rechtlichen Dokumente und unterstützen eure internen und externen Teams beim Ablauf der GV, wobei wir uns nach euren Bedürfnissen richten.

Individuelle Begleitung

Wir begleiten euch Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess bis hin zum erfolgreichen Abschluss der virtuellen GV.

Klare Preise

Wir arbeiten in der Regel mit einem individuell vereinbarten Tagessatz – so sind die Kosten transparent und leicht zu kalkulieren.

Wie lange geht es?

  • Wir empfehlen, für die erste virtuelle GV mindestens 6 Monate vor dem Tag der GV mit den Vorbereitungen zu beginnen.

An wen ist es gerichtet?

  • Zukunftsgerichtete Unternehmen, die ihre Generalversammlungen virtuell abhalten möchten.

Was wird erreicht?

  • Umfassende rechtliche Beratung zur Durchführung einer virtuellen GV in Übereinstimmung mit dem Schweizer Recht.
  • Erstellung von Dokumenten wie der Einladung zur Generalversammlung, Szenario-Drehbüchern, Sprechtexten für die Redner der Generalversammlung und des Protokolls der Generalversammlung.
  • Koordination und Überwachung des gesamten Prozesses durch Rechtsexperten, die zu den wenigen gehören, die bereits Erfahrung mit der Organisation von virtuellen GVs für grosse Unternehmen in der Schweiz haben.
  • Kosteneffizienz und Zeitersparnis durch professionelle Begleitung und Beratung während den gesamten Vorbereitungen und am Tag der virtuellen GV.

Wie kann Vectra Advisors helfen?

Vectra Advisors sind eure erste Wahl für eine virtuelle Generalversammlung. Unsere LAWYERS+ unterstützen euch unkompliziert und pragmatisch bei jedem Anliegen. Nehmt mit uns Kontakt auf, um loszulegen!

Euer Ansprechpartner für dieses Thema:

alisa burkhard

Alisa Burkhard, Legal Expert

alisa.burkhard@vectra-advisors.com

Bucht einen unverbindlichen und kostenlosen Call mit uns:

FAQ: Häufige Fragen zur virtuellen Generalversammlung

Was versteht man unter einer virtuellen GV?

Eine virtuelle GV findet vollständig im virtuellen Raum statt, d.h. ohne einen physischen Tagungsort. Die Teilnahme und die Willensbildung der Aktionäre erfolgen über elektronische Kanäle. Eine hybride GV hingegen kombiniert eine physische und eine virtuelle Teilnahmeoption, sodass Aktionäre flexibel entscheiden können, ob sie physisch oder digital an der GV teilnehmen. Unsere Rechtsexperten können natürlich auch bei einer hybriden GV unterstützen.

Ist eine virtuelle GV nach dem neuen Aktienrecht zulässig?

Ja, seit der Aktienrechtsrevision, die am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, ist die Durchführung von Generalversammlungen in virtueller Form zulässig, sofern dies in den Statuten der Gesellschaft vorgesehen ist. Gemäss Art. 701d Abs. 2 OR kann eine Gesellschaft eine virtuelle GV ohne Tagungsort durchführen.

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für virtuelle Generalversammlungen?

Virtuelle Generalversammlungen werden nach den folgenden gesetzlichen Bestimmungen geregelt:

  • Art. 701c OR: Erlaubt eine GV ohne Tagungsort, wenn die Statuten dies erlauben
  • Art. 701d OR: Anforderungen an die Lösung für virtuelle GVs, insbesondere zu den technischen Mitteln
  • Art. 701e OR: Bestimmungen zur Sicherstellung der Willensbildung und der Beschlussfassung in digitaler Form
  • Art. 701f OR: Bestimmungen für den Fall, dass technische Probleme auftreten

Darüber hinaus sind die grundsätzlichen Bestimmungen des Schweizer Rechts zur Abhaltung einer GV auch auf die virtuelle GV anwendbar.

Welche technischen Anforderungen muss eine virtuelle GV erfüllen?

Die Gesellschaft muss sicherstellen, dass:

  • Die Teilnahme an der GV und die Stimmabgabe über ein einwandfreies digitales System erfolgen.
  • Die Willensbildung der Aktionäre über Direct Voting oder andere elektronische Kanäle gewährleistet wird.
  • Stimmrecht und Weisungen über digitale Plattformen klar und sicher erfasst werden.
  • Technische Probleme vermieden werden, sodass die GV nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann.

Was passiert, wenn technische Probleme auftreten?

Falls während der virtuellen Durchführung der virtuellen GV schwerwiegende technische Probleme auftreten, sodass die GV nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, muss der Verwaltungsrat über eine mögliche Wiederholung oder Verschiebung entscheiden. Nach Art. 701d OR muss sichergestellt sein, dass das Abstimmungsergebnis rechtsgültig erfasst wird.

Welche Rolle spielt der unabhängige Stimmrechtsvertreter?

Für börsenkotierte Gesellschaften ist es Pflicht, dass die GV einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bestellt. Dies stellt sicher, dass alle teilnehmenden Aktionäre ihre Stimmen abgeben können. Der unabhängige Stimmrechtsvertreter gewährleistet die Transparenz der Beschlussfassung.

Wie erfolgt die Einberufung einer virtuellen oder hybriden GV?

  • Die Einberufung muss gemäss 699 OR und 700 OR sowie nach den Bestimmungen der Gesellschaft erfolgen.
  • Die Aktionäre müssen mindestens 20 Tage vor der GV über die Form der GV (virtuell, hybrid oder physisch) informiert werden.
  • Falls eine virtuelle oder hybride GV stattfindet, müssen die technischen Details zur Teilnahme in der Einladung enthalten sein.

Welche Vorteile bietet eine virtuelle Generalversammlung?

  • Flexibilität: Aktionäre können unabhängig von ihrem Standort teilnehmen.
  • Effizienz: Schnelle Beschlussfassung durch elektronische Kanäle.
  • Erhöhte Teilnahme: Mehr Aktionäre können mitwirken, ohne an einen bestimmten Ort reisen zu müssen.
  • Kosteneinsparung: Keine Mietkosten für einen physischen Tagungsort; auch die übrigen Kosten sind in der Regel tiefer.
  • Nachhaltigkeit: Weniger Ressourcenverbrauch, weniger Abfall und weniger Reisen.

Welche Herausforderungen gibt es bei virtuellen Generalversammlungen?

  • Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, damit die an der virtuellen GV gefassten Beschlüsse gültig sind.
  • Sicherstellung der Identifikation der Aktionäre im digitalen Raum.
  • Technische Abhängigkeit: Ausfälle oder Cyberangriffe können die GV nicht ordnungsgemäss verlaufen lassen.

Welche Gesellschaften haben bereits virtuelle Generalversammlungen durchgeführt?

In der Schweiz gibt es einige wenige Grossunternehmen und börsenkotierte Gesellschaften, die bereits eine virtuelle GV durchgeführt haben. Schweizer Unternehmen beginnen jedoch erst, die Möglichkeiten virtueller GVs zu erkunden.